]]>
close

1. WSTĘP.

Portal e-Urząd został stworzony w celu bezpiecznego i zgodnego z przepisami obowiązującego prawa świadczenia Interesantom usług publicznych drogą elektroniczną.
Portal e-Urząd to bezpieczny i wygodny dostęp do realizacji spraw będących w kompetencjach gmin i powiatów województwa mazowieckiego. Zapewnia on Interesantom sprawny dostęp do świadczonych w danym czasie usług i ich obsługę. System wspomaga wspólną pracę i komunikację pomiędzy Interesantem, a Urzędnikiem.

Rysunek 1 Strona główna Portalu e-Urząd.

Rysunek 1 Strona główna Portalu e-Urząd.

1.1 Cel dokumentu

Niniejszy podręcznik opisuje funkcjonalności dostarczane przez Portal e-Urząd. Jest on przeznaczony dla Interesantów/Użytkowników, jako źródło informacji o dostarczanych możliwościach/usługach dostępnych w Jednostkach Samorządu Terytorialnego Województwa Mazowieckiego. Obejmuje niezbędne informacje z punktu widzenia Interesantów, przedstawiając tym samym ścieżki rejestracji kont, jak i funkcjonalności dostępne po ich uzyskaniu.
Z Podręcznika Interesanta dowiesz się „krok po kroku” jak najlepiej korzystać z Portalu e-Urzędu: od przeprowadzenia rejestracji, poprzez pierwsze logowanie się, złożenie dokumentu elektronicznego, aż po otrzymanie decyzji administracyjnej.

2. PODSTAWY PORTALU E-URZĘDU.

Portal e-Urząd umożliwia dostęp do katalogu usług publicznych dla niezalogowanych Interesantów (na poziomie dostępu do informacji gromadzonej w systemie e-Urząd). W celu uzyskania możliwości wysłania dokumentu elektronicznego należy zarejestrować się w portalu.

2.1 Rejestracja Interesanta w Portalu e-Urząd.

Rejestracja Interesanta w Portalu e-Urząd może odbyć się na dwa sposoby:

2.1.1 Rejestracja bezpośrednia - za pomocą Portalu e-Urząd

Rejestracja bezpośrednia polega na wypełnieniu formularza rejestracji w Portalu e-Urzędu (Rysunek 2 Rejestracja bezpośrednia - za pomocą Portalu e-Urząd.).Dostęp do formularza rejestracji można uzyskać klikając w link Rejestracja w eUrzędzie widoczny w górnej części strony głównej portalu (Rysunek 1 Strona główna Portalu e-Urząd.)

Rysunek 2 Rejestracja bezpośrednia - za pomocą Portalu e-Urząd.

Rysunek 2 Rejestracja bezpośrednia - za pomocą Portalu e-Urząd.


Formularz rejestracyjny podzielony jest na trzy części: dane podstawowe, dane osobowe i dane kontaktowe. W każdej z tych części znajdują się dane obowiązkowe do wypełnienia (oznaczone ‘*’). W celu przeprowadzenia poprawnie procesu rejestracji należy zapoznać się z regulaminem i prawidłowo przepisać kod zabezpieczający z obrazka. Po uzupełnieniu formularza należy potwierdzić rejestrację za pomocą przycisku Zarejestruj.

Po prawidłowym wypełnieniu formularza na stronie pojawi się komunikat (Rysunek 3 Rejestracja Interesanta - potwierdzenie rejestracji) informujący o konieczności aktywacji konta za pomocą linku przesłanego na podany przez nas w formularzu adres e-mail.

Rysunek 3 Rejestracja Interesanta - potwierdzenie rejestracji

Rysunek 3 Rejestracja Interesanta - potwierdzenie rejestracji


Po kliknięciu w link znajdujący się w przesłanej wiadomości e-mail konto użytkownika zostanie aktywowane, a system wyświetli odpowiedni komunikat na stronie (Rysunek 4 Rejestracja Interesanta - aktywacja konta).

Rysunek 4 Rejestracja Interesanta - aktywacja konta

Rysunek 4 Rejestracja Interesanta - aktywacja konta


2.1.2 Rejestracja pośrednia - z wykorzystaniem konta ePUAP

Rejestracja pośrednia w Portalu e-Urząd polega na wykorzystaniu mechanizmu SSO (Single Sign-On, tzw. pojedyncze logowanie) platformy ePUAP. Dzięki temu rozwiązaniu poprzez rejestrację na platformie ePUAP jesteśmy w stanie otrzymać autoryzowany dostęp do e-Urzędu. Dane z konta ePUAP są pobierane do Portalu e-Urząd i na ich podstawie (w sposób automatyczny) tworzone jest konto Interesanta. Atutem takiej metody jest fakt, że dodatkowo otrzymujemy możliwość wglądu w sprawy realizowane na podstawie dokumentów elektronicznych wysłanych z ePUAP.
Należy pamiętać, że przed próbą zalogowania do e-Urzędu z wykorzystaniem konta ePUAP konieczna jest wcześniejsza rejestracja na platformie ePUAP. System nie udostępnia możliwości późniejszego powiązania konta ePUAP z kontem e-Urząd, tzn. jeśli założymy konto w Portalu e-Urząd to później nie będziemy mogli powiązać go z kontem ePUAP. Takie powiązanie jest możliwe jedynie w przypadku zalogowania do Portalu e-Urząd z wykorzystaniem konta ePUAP.

Rysunek 5 Rejestracja pośrednia do Portalu.

Rysunek 5 Rejestracja pośrednia do Portalu.


W celu przeprowadzenia rejestracji pośredniej za pomocą ePUAP, należy wybrać opcję Logowanie Interesanta widoczną na stronie głównej (Rysunek 1 Strona główna Portalu e-Urząd.). Następnie po pojawieniu się okna logowania należy wybrać jak na rysunku (Rysunek 5 Rejestracja pośrednia do Portalu) opcję Logowanie za pomocą ePUAP. System automatycznie przeniesie nas do okna rejestracji/logowania platformy ePUAP (Rysunek 6 Logowanie za pomocą konta ePUAP.).

Rysunek 6 Logowanie za pomocą konta ePUAP.

Rysunek 6 Logowanie za pomocą konta ePUAP.


Po wprowadzeniu prawidłowych danych logowania zostaniemy uwierzytelnieni na platformie ePUAP i w sposób automatyczny przeniesieni do Portalu e-Urząd.


2.2 Logowanie.

W celu zalogowania się do Portalu e-Urząd należy skorzystać z opcji Logowanie Interesanta dostępnej w górnej części strony głównej Portalu e-Urząd (Rysunek 7 Logowanie Interesanta).

Rysunek 7 Logowanie Interesanta

Rysunek 7 Logowanie Interesanta


Po zalogowaniu się do Portalu e-Urząd mamy dostęp do większej ilości funkcji w tym:

  • Dostęp do danych zgromadzonych w Profilu Interesanta;
  • Skorzystania z udostępnianych w Wojewódzkim Katalogu Usług Publicznych (WKUP) usług i wypełnienia formularzy elektronicznych udostępnionych w ramach poszczególnych usług;
  • Przesłania podpisanego dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami do wybranego Urzędu;
  • Podpisania wysyłanych dokumentów podpisem elektronicznym weryfikowanym przez certyfikat kwalifikowany bądź profilem zaufanym ePUAP;
  • Wniesienie należnej opłaty;
  • Sprawdzenia stanu sprawy;
  • Uzupełnienia już przesłanych dokumentów;
  • Odebrania decyzji administracyjnej (jeżeli będzie wydana) lub pisma wystosowanego w realizowanej sprawie.

Logowanie do portalu e-Urząd jest możliwe na trzy sposoby:


2.2.1 Logowanie bezpośrednie.

Logowanie bezpośrednie do Portalu e-Urząd polega na podaniu identyfikatora i hasła uzyskanych w procesie rejestracji w portalu oraz wybrania przycisku Zaloguj na formatce logowania (Rysunek 8 Logowanie bezpośrednie do Portalu e-Urząd).

Rysunek 8 Logowanie bezpośrednie do Portalu e-Urząd

Rysunek 8 Logowanie bezpośrednie do Portalu e-Urząd


2.2.2 Logowanie poprzez ePUAP.

Logowanie takie odbywa się poprzez wybór ikony logowania do ePUAP (Rysunek 6 Logowanie za pomocą konta ePUAP.) i przejścia procedury logowania na stronach ePUAP. Po poprawnym uwierzytelnieniu na platformie ePUAP zostaniemy automatycznie przeniesieni do Portalu e-Urząd.

< /br>

2.2.3 Logowanie za pomocą certyfikatu.

Logowanie za pomocą certyfikatu jest kolejną możliwością uwierzytelnienia udostępnianą przez Portal e-Urząd. W celu aktywacji tej metody logowania Interesant musi najpierw zalogować się na swoje konto w Portalu e-Urząd i przejść do edycji swojego profilu (2.4 Profil Interesanta). Następnie za pomocą formularza należy podać klucz publiczny swojego certyfikatu. Certyfikat ten musi być ważny (Rysunek 9 Wybór certyfikatu w profilu interesanta).

Rysunek 9 Wybór certyfikatu w profilu interesanta

Rysunek 9 Wybór certyfikatu w profilu interesanta


Po wyborze certyfikatu należy kliknąć na przycisk Zmień certyfikat. Po wprowadzeniu certyfikatu w prawidłowym formacie zmiany zostaną zapisane.

Podczas kolejnego logowania do portalu Interesant będzie miał możliwość zalogowania się przy użyciu certyfikatu. W tym celu należy kliknąć w opcję Logowanie Interesanta, a następnie wybrać opcję Logowanie za pomocą certyfikatu (Rysunek 10 Logowanie za pomocą certyfikatu).

Rysunek 10 Logowanie za pomocą certyfikatu

Rysunek 10 Logowanie za pomocą certyfikatu


Po wybraniu wskazanej opcji przeglądarka automatycznie wyświetli okno z dostępnymi certyfikatami (Rysunek 11 Okienko z wyborem certyfikatu). Wygląd okna z wyborem certyfikatu różni się w zależności od rodzaju i wersji przeglądarki internetowej. W tym momencie należy wybrać właściwy certyfikat, a następnie potwierdzić wybór klikając na przycisk OK. W przypadku wyboru certyfikatu, który nie został rozpoznany przez Portal, bądź anulowania operacji wyboru certyfikatu nastąpi przekierowanie do strony logowania bezpośredniego.

Rysunek 11 Okienko z wyborem certyfikatu

Rysunek 11 Okienko z wyborem certyfikatu


2.3 Podstawowy widok Portalu e-Urząd.

Podstawowy widok tuż po wejściu na Portal e-Urząd został przedstawiony na Rysunek 12 Podstawowy widok Portalu e-Urząd
Widok strony głównej możemy podzielić na trzy zasadnicze sekcje:

Sekcje te są bardziej szczegółowo opisane w dalszej części dokumentu.

Rysunek 12 Podstawowy widok Portalu e-Urząd

Rysunek 12 Podstawowy widok Portalu e-Urząd


2.3.1 Sekcja funkcjonalna.

Sekcja funkcjonalna (Rysunek 13 Sekcja funkcjonalna) znajduje się w górnej części widoku strony. Odpowiedzialna jest za udostępnienie Interesantowi dostępu do takich funkcji jak: Rejestracja w eUrzędzie, Logowanie Interesanta, Weryfikacja UPO, Repozytorium Wzorów Dokumentów (RWD), Wojewódzki Katalog Serwisów Publicznych (WKSP), Pomoc.

Rysunek 13 Sekcja funkcjonalna

Rysunek 13 Sekcja funkcjonalna


Warto zauważyć, że w menu głównym po zalogowaniu Interesant otrzymuje dodatkowy element Mój e-Urząd (Rysunek 14 Sekcja funkcjonalna po zalogowaniu do Portalu Interesanta), dzięki któremu ma on wgląd do wszystkich swoich spraw, swojego profilu oraz wersji roboczych dokumentów.

Rysunek 14 Sekcja funkcjonalna po zalogowaniu do Portalu Interesanta

Rysunek 14 Sekcja funkcjonalna po zalogowaniu do Portalu Interesanta


2.3.2 Sekcja użytkowa.

Sekcja użytkowa znajduje się w centralnej części widoku strony i prezentuje główne funkcjonalności dostępne dla Interesanta (Rysunek 15 Sekcja użytkowa). W przypadku strony głównej sekcja ta poświęcona jest najważniejszej funkcjonalności Portalu, a mianowicie dostępu do usług publicznych świadczonych przez JST w postaci Wojewódzkiego Katalogu Usług Publicznych (WKUP).

Rysunek 15 Sekcja użytkowa

Rysunek 15 Sekcja użytkowa


2.3.3 Sekcja informacyjna.

Trzecia sekcja, zwana informacyjną znajduje się w dolnej części widoku i jak sama nazwa wskazuje odpowiedzialna jest za przedstawienie Interesantowi m.in. danych kontaktowych (Rysunek 16 Sekcja informacyjna).

Rysunek 16 Sekcja informacyjna

Rysunek 16 Sekcja informacyjna


2.4 Zmiana danych osobowych i hasła do Portalu e-Urząd.

Aby zmienić hasło czy jakiekolwiek inne dane Interesanta należy w pierwszej kolejności zalogować się do Portalu e-Urząd, a następnie skorzystać z zakładki menu ‘Mój e-Urząd’-->’Profil Interesanta’. Drugim sposobem jest kliknięcie w nazwę Interesanta w sekcji funkcjonalnej (Rysunek 17 Profil Interesanta).

Rysunek 17 Profil Interesanta

Rysunek 17 Profil Interesanta


Na poniższym rysunku (Rysunek 18 Edycja danych w Profilu Interesanta) zaprezentowany jest Profil Interesanta, w którym możemy modyfikować dane podane w czasie rejestracji konta oraz skonfigurować opcję logowania za pomocą certyfikatu.

Rysunek 18 Edycja danych w Profilu Interesanta

Rysunek 18 Edycja danych w Profilu Interesanta


2.5 Prezentacja danych tabelarycznych.

Portal e-Urząd udostępnia jeden spójny standard wyświetlania danych tabelarycznych. Dzięki nim Interesant jest w stanie w szybki i prosty sposób odnaleźć m.in. interesujący go podmiot realizujący daną usługę lub dokument udostępniony w ramach danej usługi. Poprzez zastosowanie widoku danych w postaci tabelarycznej Interesant ma możliwość przeszukiwać dane, sortować je po wybranej kolumnie, odświeżać i stronicować (Rysunek 19 Prezentacja danych tabelarycznych).

Rysunek 19 Prezentacja danych tabelarycznych

Rysunek 19 Prezentacja danych tabelarycznych


3. Funkcjonalności Portalu.

3.1 Wojewódzki Katalog Usług Publicznych (WKUP).

Wojewódzki Katalog Usług Publicznych (WKUP), gromadzi i udostępnia opisy usług publicznych świadczonych przez JST Województwa Mazowieckiego dla obywateli, przedsiębiorców oraz instytucji. Przeznaczeniem WKUP jest umożliwienie Interesantom znalezienia najbardziej odpowiedniej usługi publicznej w kontekście ich problemu/sytuacji/potrzeby.

Wojewódzki Katalog Usług Publicznych (WKUP) jest głównym elementem Portalu e-Urząd i dostęp do niego jest z poziomu strony głównej portalu (Rysunek 1 Strona główna Portalu e-Urząd).

3.1.1 Klasyfikacja usług.

Usługi we WKUP zostały podzielone na trzy główne kategorie (Rysunek 20 Klasyfikacja usług):

  • Usługi dla obywateli;
  • Usługi dla przedsiębiorców;
  • Usługi dla instytucji, urzędów.

Rysunek 20 Klasyfikacja usług

Rysunek 20 Klasyfikacja usług

3.1.2 Drzewko usług – hierarchiczność.

Cechą ułatwiającą nawigowanie w usługach jest drzewo usług oraz lokalizer, jak na (Rysunek 21 Drzewo usług/lokalizer). Dzięki tej funkcjonalności jesteśmy w stanie stwierdzić na jakim poziomie zagnieżdżenia aktualnie jesteśmy. Dodatkowo możemy je wykorzystać do przejścia w inne miejsce katalogu usług.

Rysunek 21 Drzewo usług/lokalizer

Rysunek 21 Drzewo usług/lokalizer


3.1.3 Wyszukiwanie usług

W celu wyboru właściwej usługi, z której chcemy skorzystać możemy odnaleźć ją poprzez przeglądanie WKUP, co jednak może być nieco kłopotliwe, lub poprzez skorzystanie z udostępnianych przez Portal e-Urząd funkcjonalności:

Rysunek 22 Wyszukiwanie usług

Rysunek 22 Wyszukiwanie usług


3.1.3.1 Wyszukiwarka usług

Wyszukiwarka usług jest dostępna z poziomu strony głównej portalu (Rysunek 22 Wyszukiwanie usług) oraz jest widoczna w tym samym miejscu w momencie przeglądania WKUP. W celu wyszukania interesującej nas usługi należy uzupełnić pole Szukana fraza i kliknąć przycisk znajdujący się obok niego. W pole można wpisać zarówno zwrot związany z szukaną usługą np. urodzenie dziecka lub miejscowość świadczenia usługi. System na tej podstawie przeszukuje cały katalog i w wyniku wyszukiwania wyświetla listę rekordów spełniających określone przez nas warunki (Rysunek 23 Wyniki wyszukiwania).

Rysunek 23 Wyniki wyszukiwania

Rysunek 23 Wyniki wyszukiwania


3.1.3.2 Wyszukiwarka terytorialna

Innym sposobem wyszukiwania usług w Portalu e-Urząd jest wyszukiwarka terytorialna dostępna z poziomu strony głównej portalu (Rysunek 22 Wyszukiwanie usług) i widoczna w tym samym miejscu w czasie przeglądania WKUP. Po kliknięciu w przycisk Wyszukiwarka terytorialna zostaje wyświetlona strona z mapą województwa mazowieckiego z podziałem na powiaty:

Rysunek 24 Wyszukiwarka terytorialna

Rysunek 24 Wyszukiwarka terytorialnaa


Po wybraniu interesującego powiatu (w typ przypadku Grodzisk Mazowiecki) przechodzimy do strony prezentującej mapę gmin z wybranego powiatu (Rysunek 25 Lista usług na poziomie powiatowym).

Rysunek 25 Lista usług na poziomie powiatowym

Rysunek 25 Lista usług na poziomie powiatowym


Na stronie poniżej mapy gmin z danego powiatu prezentowana jest lista lokalizacji (JST na poziomie powiatowym) wraz z odnośnikami umożliwiającymi przejście do:

  • Listy usług udostępnianych przez daną JST
  • Opisu szczegółowego wybranej usługi

Po wybraniu na mapie interesującej nas gminy system udostępni dane na temat listy lokalizacji (JST na poziomie gminnym) wraz z listą udostępnianych usług.

3.1.4 Opisy usług we WKUP.

Po dokonaniu wyboru interesującej nas usługi (za pomocą klasyfikacji usług, wyszukiwarki usług lub wyszukiwarki terytorialnej) otrzymujemy o niej zbiór informacji, które podzielone są na:

3.1.4.1 Część ogólna opisu usługi

Część ogólna opisu usługi (Rysunek 26 Część ogólna opisu usługi) zawiera następujące informacje:

  • Ogólny opis
  • Opis skrócony
  • Wymagane dokumenty
  • Odbiorca usługi
  • Termin załatwienia sprawy

Prezentowane są również dodatkowe dwie sekcje:

  • Dodatkowe informacje
  • JST realizujące dana usługę (informacje te zawarte są tabelarycznie i posiadają kolumny (nazwa, jednostka, miejscowość), po których możemy wyszukać interesujący nas podmiot

Rysunek 26 Część ogólna opisu usługi

Rysunek 26 Część ogólna opisu usługi.


3.1.4.2 Część szczegółowa opisu usługi

Część szczegółowa opisu usługi (Rysunek 27 Część szczegółowa opisu usługi) prezentowana jest w momencie wyboru z listy JST konkretnego podmiotu. Część szczegółowa zawiera następujące informacje:

  • Ogólny opis
  • Opis skrócony
  • Wymagane dokumenty
  • Odbiorca usługi
  • Termin załatwienia sprawy

Poniżej widoczne są Dodatkowe informacje (można sterować ich widocznością za pomocą ikony +). Na dole strony w formie tabelarycznej prezentowana jest lista udostępnione w ramach usługi wniosków elektronicznych (do wypełnienia online) lub dokumentów do pobrania.

Rysunek 27 Część szczegółowa opisu usługi

Rysunek 27 Część szczegółowa opisu usługi


3.1.5 Wypełnienie wniosku elektronicznego

Po zapoznaniu się z opisem szczegółowym usługi możemy przystąpić do wypełnienia wniosku elektronicznego. Na samym dole karty opisu szczegółowego znajduje się lista dokumentów dostępnych w ramach danej usługi. W celu wypełnienia dokumentu elektronicznie wybieramy dokument oznaczony symbolem lupy w kolumnie Operacja (Rysunek 28 Lista dokumentów w ramach usługi).

Rysunek 28 Lista dokumentów w ramach usługi

Rysunek 28 Lista dokumentów w ramach usługi


Po wybraniu interesującego dokumentu przechodzimy do jego wypełnienia w postaci elektronicznej (Rysunek 29 Przykładowy formularz elektroniczny). Jak zaznaczono to na Rysunek 29 Przykładowy formularz elektroniczny w trakcie wypełniania formularza system na sygnalizuje ew. błędy wprowadzonych danych oraz oznacza pola wymagane do uzupełnienia.

Rysunek 29 Przykładowy formularz elektroniczny

Rysunek 29 Przykładowy formularz elektroniczny


Po zapisaniu powinniśmy w górnej części wniosku otrzymać komunikat (Rysunek 30 Zapis formularza):

Rysunek 30 Zapis formularza

Rysunek 30 Zapis formularza


Obok komunikatu jest wyróżniony link do wersji roboczych dokumentów Link. Postępując zgodnie z instrukcją wyświetloną na ekranie przechodzimy do wersji roboczych dokumentów.

3.1.6 Wersje robocze dokumentów

Po prawidłowym wypełnieniu i zapisaniu formularza jest on dostępny na liście wersji roboczych (Rysunek 31 Wersje robocze dokumentów). Znajdują się tam wszystkie formularze (również te wypełnione częściowo), które nie zostały wysłane do docelowego odbiorcy. W każdej chwili możemy dokończyć wypełnianie takiego formularza lub dokonać edycji wartości już wpisanych. Po zalogowaniu się każdy Interesant posiada poprzez zakładkę Mój e-Urząd-->Wersje robocze dokumentów wgląd do wszystkich swoich wersji roboczych dokumentów, które wcześniej wypełnił, ale nie wysłał do odbiorcy.

Rysunek 31 Wersje robocze dokumentów

Rysunek 31 Wersje robocze dokumentów


Za pomocą zestawienia możemy dosłać dokument (przycisk Doślij dokument) lub wykonać żądane operacje związane z wersjami roboczymi dokumentów.

Rysunek 32 Opcje dokumentu

Rysunek 32 Opcje dokumentu


Dla każdej wersji roboczej dokumentu po wybraniu przycisku Opcje dostępne jest menu udostępniające dodatkowe funkcjonalności (Rysunek 32 Opcje dokumentu) takie jak:

  • Podgląd – umożliwia jedynie podgląd dokumentu, bez możliwości edycji;
  • Podpisz certyfikatem – opcja udostępnia możliwość podpisania dokumentu podpisem elektronicznym (zob. 3.1.7.1 Podpis certyfikatem). Dopiero wtedy może zostać wysłany do odbiorcy (w pasku rozwijanym opcji otrzymujemy opcje wyślij);
  • Podpisz Profilem Zaufanym – opcja udostępnia możliwość podpisania dokumentu Profilem Zaufanym (zob. 3.1.7.2 Podpis Profilem Zaufanym). Dopiero wtedy może zostać wysłany do odbiorcy (w pasku rozwijanym opcji otrzymujemy opcje wyślij);
  • Edytuj – opcja umożliwiająca edycję dokumentu;
  • Usuń – opcja umożliwiająca usunięcie dokumentu;
  • Powiąż z usługą – opcja umożliwiająca powiązanie dodanego dokumentu do konkretnej usługi, może być wykorzystana jeśli najpierw dodamy np. wypełniony dokument do systemu, a następnie chcemy przesłać go do JST w ramach konkretnej usługi;
  • Powiąż ze sprawą - opcja umożliwiająca powiązanie dodanego dokumentu do konkretnej sprawy, może być wykorzystana np. w celu dosłania dokumentów do istniejącej sprawy;
  • Zapłać – opcja umożliwiająca wykonanie płatności elektronicznej związanej z wnioskiem. Portal umożliwia wykonanie tej czynności bezpośrednio tj. online lub pośrednio poprzez wygenerowanie druku płatności, który możemy opłacić np. na poczcie (zob. 3.2.4 Płatności).

3.1.7 Podpisanie wniosku

W celu wysłania wypełnionego dokumentu do odbiorcy należy go wcześniej podpisać. Portal e-Urząd udostępnia dwie możliwości wykonania tej operacji:

3.1.7.1 Podpis certyfikatem

Podpis certyfikatem polega na podpisaniu wysyłanych dokumentów podpisem elektronicznym. Aby tego dokonać, należy z opcji dokumentu, znajdującego się w obszarze Wersje robocze dokumentów wybrać Podpisz certyfikatem. Po wybraniu tej opcji system wyświetli stronę (Rysunek 33 Podpis certyfikatem), z pomocą której możemy podpisać dokument.

Rysunek 33 Podpis certyfikatem

Rysunek 33 Podpis certyfikatem


Mamy wówczas dostępne następujące przyciski:

  • Powrót – umożliwia powrót do poprzedniego ekranu wraz z rezygnacją z wykonania operacji
  • Podpisz – umożliwia podpisanie dokumentu z wykorzystaniem certyfikatu dostępnego w systemie operacyjnym
  • Weryfikuj – umożliwia wykonanie operacji weryfikacji złożonego podpisu (przycisk jest nieaktywny do momentu wykonania operacji Podpisz)
  • Zatwierdź – umożliwia ostateczne zatwierdzenie wykonanego podpisu (przycisk jest nieaktywny do momentu wykonania operacji Podpisz oraz przejścia pozytywnie procesu weryfikacji podpisu)

Po wybraniu opcji Podpisz przeglądarka automatycznie wyświetli okno komponentu podpisu z możliwością wyboru certyfikatu jakim chcemy podpisać dokument. Komponent podpisu jest uruchamiany wraz ze startem systemu, o ile nie odznaczyliśmy tej opcji podczas jego instalacji. Wygląd okna może różnić się w zależności od posiadanej przeglądarki oraz jej wersji. Karta z certyfikatem powinna być włożona do czytnika przed rozpoczęciem wykonywania operacji podpisu dokumentu.

Jeśli operacja wykonania podpisu przebiegła prawidłowo system wyświetli stosowny komunikat (Rysunek 34 Prawidłowy podpis dokumentu).

Rysunek 34 Prawidłowy podpis dokumentu

Rysunek 34 Prawidłowy podpis dokumentu


Jeśli operacja wykonywania podpisu przebiegła nieprawidłowo wówczas system wyświetli komunikat Rysunek 35 Nieprawidłowy podpis dokumentu. Za pomocą przycisku Weryfikuj możemy uzyskać informacje z jakich powodów podpis został zweryfikowany negatywnie. Do momentu wykonania prawidłowego podpisu przycisk Zatwierdź jest nieaktywny.

Rysunek 35 Nieprawidłowy podpis dokumentu

Rysunek 35 Nieprawidłowy podpis dokumentu


Po prawidłowym wykonaniu podpisu możemy ostatecznie potwierdzić operację przyciskiem Zatwierdź. System automatycznie wyświetli stronę Wersje robocze dokumentów wraz z komunikatem (Rysunek 36 Potwierdzenie operacji wykonania podpisu).

Rysunek 36 Potwierdzenie operacji wykonania podpisu

Rysunek 36 Potwierdzenie operacji wykonania podpisu


Operacja wysłania tak podpisanego dokumentu została opisana w 3.1.8 Wysłanie wniosku.

3.1.7.2 Podpis Profilem Zaufanym

Podpis Profilem Zaufanym polega na podpisaniu dokumentu przy pomocy zaufanego profilu ePUAP. Jest to bardzo wygodny i darmowy sposób uwierzytelnienia wysyłanego dokumentu. W tym celu należy oczywiście posiadać taki profil na ePUAP. Szczegółowe informacje dotyczące profilu zaufanego można znaleźć na platformie ePUAP. Aby skorzystać z tej opcji należy z listy opcji dla dokumentu wybrać Podpisz Profilem Zaufanym. Zostajemy przekierowani do strony logowania na platformie ePUAP (Rysunek 37 ePUAP – logowanie).

Rysunek 37 ePUAP – logowanie

Rysunek 37 ePUAP – logowanie


Po zalogowaniu się do ePUAP otrzymujemy okno Podpisywanie dokumentu, w którym to potwierdzamy z którego Profilu Zaufanego chcemy skorzystać. Istnieje możliwość, że użytkownik może posiadać więcej niż jeden Profil Zaufany. Należy wybrać właściwy klikając w przycisk Użyj tego profilu do podpisu (Rysunek 38 Podpisywanie dokumentu - ePUAP).

Rysunek 38 Podpisywanie dokumentu - ePUAP

Rysunek 38 Podpisywanie dokumentu - ePUAP


Na adres e-mail skojarzony z wybranym profilem zostaje wysłana wiadomość autoryzacyjna wraz z kodem autoryzacyjnym. Kod ten należy podać w następnym oknie (Rysunek 39 Potwierdzenie podpisu profilem zaufanym) i kliknąć przycisk Zatwierdź.

Rysunek 39 Potwierdzenie podpisu profilem zaufanym

Rysunek 39 Potwierdzenie podpisu profilem zaufanym


Poniżej (Rysunek 40 Podpis dokumentu ePUAP - informacja) przedstawione jest ostatnie okno podpisywania dokumentu. Klikając OK zostajemy automatycznie przekierowani na stronę portalu e-Urząd (Mój e-Urząd’-->Wersje robocze dokumentów).

Rysunek 40 Podpis dokumentu ePUAP - informacja

Rysunek 40 Podpis dokumentu ePUAP - informacja


Operacja wysłania tak podpisanego dokumentu została opisana w 3.1.8 Wysłanie wniosku.

3.1.8 Wysłanie wniosku

System umożliwia Interesantowi bezpośrednie wysłanie wniosku drogą elektroniczną. Aby taki wniosek mógł zostać wysłany musi zostać wcześniej podpisany tak jak zostało to opisane w tym dokumencie (zob. 3.1.7.1 Podpis certyfikatem oraz 3.1.7.2 Podpis Profilem Zaufanym).

Rysunek 41 Podpisany dokument - menu opcje

Rysunek 41 Podpisany dokument - menu opcje


Po prawidłowym podpisaniu dokumentu w menu Opcje (Rysunek 41 Podpisany dokument - menu opcje)(Rysunek 41 Podpisany dokument - menu opcje) dostępne są dodatkowe, niewidoczne wcześniej funkcjonalności:

  • Wyślij – umożliwia wysłanie dokumentu do odbiorcy
  • Pobierz podpis – umożliwia pobranie złożonego podpisu w formacie XML
  • Weryfikuj – umożliwia ponowną weryfikację złożonego podpisu
  • Lista płatności – wyświetla listę płatności związanych z dokumentem

W celu wysłania dokumentu do odbiorcy należy wybrać przycisk Wyślij. Dokument zostanie wysłany, a system wyświetli komunikat z nadanym identyfikatorem. Komunikat z przykładowym identyfikatorem jest widoczny na rysunku (Rysunek 42 Prawidłowe wysłanie dokumentu).

Rysunek 42 Prawidłowe wysłanie dokumentu

Rysunek 42 Prawidłowe wysłanie dokumentu

Dalsza obsługa wysłanego dokumentu możliwa jest za pomocą strony Obsługa spraw (3.2.1 Obsługa sprawy). Nowo wysłany dokument widoczny jest na stronie Obsługa spraw ze statusem Wysłano dokument(y) (Rysunek 43 Obsługa spraw - wysłany dokument).

Rysunek 43 Obsługa spraw - wysłany dokument

Rysunek 43 Obsługa spraw - wysłany dokument

3.2 Obsługa spraw

Portal e-Urząd umożliwia uzyskanie przez Interesanta informacji na temat etapu realizacji spraw, które zostały założone na podstawie dostarczonych przez niego dokumentów.

3.2.1 Obsługa sprawy

Po zalogowaniu Interesanta do Portalu e-Urząd, otrzymuje on możliwość zapoznania się ze szczegółami swoich spraw, zarówno tych, które są w toku jak i tych, które są już rozpatrzone. W tym celu należy wybrać z menu Mój e-Urząd opcję Obsługa spraw. Na nowej stronie (Rysunek 43 Obsługa spraw - wysłany dokument) dostępny jest podział na dwie kategorie:

  • Sprawy w toku – zawiera listę spraw aktualnie prowadzonych
  • Sprawy rozpatrzone – zawiera listę spraw już zakończonych

Rysunek 44 Sprawy w toku - menu opcje

Rysunek 44 Sprawy w toku - menu opcje


3.2.2 Podgląd sprawy

Dla wszystkich spraw (w toku i zakończonych) możemy wyświetlić ich szczegóły za pomocą przycisku Szczegóły dostępnego w menu Opcje danego rekordu (Rysunek 44 Sprawy w toku - menu opcje).

Po wybraniu opcji Szczegóły system wyświetli informacje na temat wybranej sprawy. W podglądzie szczegółowym sprawy (Rysunek 45 Szczegóły sprawy) możemy wyróżnić następujące sekcje:

  • Szczegóły sprawy – zawiera takie informacje jak: identyfikator sprawy, nazwa sprawy w EZD (pole uzupełniane po utworzeniu sprawy w EZD), data utworzenia, typ sprawy, zakończenie, status ostatniej płatności;
  • Sprawa dotyczy usługi – zawiera takie informacje jak: opis ogólny usługi, podmiot usługi, miejsce składania dokumentów, typ sprawy, uwagi, płatności online, numer rachunku bankowego, wartość kwoty, tytuł wpłaty, termin wniesienia opłaty;
  • Płatności – sekcja umożliwiająca wykonanie opłaty, przegląd wpłat, wygenerowanie druku przelewu (3.2.4 Płatności);
  • Historia sprawy – cała historia obsługi dokumentów, opisana datami wpisów oraz ich statusem. W tej sekcji pojawiają się również dokumenty przesyłane do nas z urzędu oraz ew. wezwania do zapłaty itp. (3.2.5 Historia sprawy).

Rysunek 45 Szczegóły sprawy

Rysunek 45 Szczegóły sprawy

3.2.3 Doślij dokument do sprawy

Do każdej sprawy będącej w toku możemy dosłać dokument. Możemy to zrobić w sytuacji, gdy np. dostaniemy z urzędu informację o konieczności uzupełnienia dokumentów lub gdy zmieniły się dane mające wpływ na rozpatrzenie sprawy. Dokument można dosłać do sprawy wybierając opcję Doślij dokument do sprawy z poziomu strony Obsługa spraw (Rysunek 44 Sprawy w toku - menu opcje) lub z poziomu strony Wersje robocze dokumentów wybierając przycisk Doślij dokument (Rysunek 31 Wersje robocze dokumentów). Różnica między tymi dwoma sposobami polega na tym, że w przypadku pierwszego dokument zostanie od razu dołączony do sprawy, a w przypadku drugiego sposobu należy później użyć opcji Powiąż ze sprawą.

Po wybraniu opcji Doślij dokument do sprawy system wyświetli formularz umożliwiający wybranie z lokalnego dysku dokumentu, który chcemy wysłać do urzędu (Rysunek 46 Dosyłanie dokumentów do sprawy).

Rysunek 46 Dosyłanie dokumentów do sprawy

Rysunek 46 Dosyłanie dokumentów do sprawy


Po dołączeniu pliku z dysku i kliknięciu w przycisk Zapisz zmiany system wyświetli komunikat o zapisaniu dokumentu oraz kolejnych krokach do wykonania (Rysunek 47 Dosłanie dokumentu do sprawy).

Rysunek 47 Dosłanie dokumentu do sprawy

Rysunek 47 Dosłanie dokumentu do sprawy


Dalsze kroki oraz dostępne opcje są identyczne jak w przypadku wysyłania wniosku (zob. 3.1.6 Wersje robocze dokumentów, 3.1.7 Podpisanie wniosku, 3.1.8 Wysłanie wniosku) z wyłączeniem możliwości edycji oraz operacji związanych z płatnościami.

3.2.4 Skrzynka kontaktowa

3.2.4.1 Dokonywanie opłaty

Za pomocą Portalu e-Urzędu otrzymujemy możliwość płatności elektronicznych związanych z wysyłanymi dokumentami elektronicznymi np. opłatą za wydanie zaświadczenia. Portal umożliwia nam wykonanie tej czynności na dwa sposoby:

  • Bezpośrednio (przekierowanie do strony instytucji finansowej realizującej przelew)
  • Pośrednio poprzez wygenerowanie druku płatności (wydrukowanie druku polecenia przelewu i realizacja np. na poczcie – zob. 3.2.4.3 Generowanie druku przelewu)

Jeżeli chcemy dokonać opłaty związanej ze sprawą, która jest w toku należy otworzyć opcję Szczegóły danej sprawy z menu Mój e-Urząd-->Obsługa spraw i przejść do sekcji płatności. Płatności możemy dokonać również dla naszych wniosków roboczych z sekcji Mój e-Urząd-->Wersje robocze dokumentów-->Opcje-->Zapłać.

Po przejściu do sekcji płatności system wyświetla nam formularz (Rysunek 48 Sekcja płatności) z widoczną predefiniowaną kwotą do zapłaty (wymaganą przez podmiot udostępniający usługę). Kwotę możemy dowolnie modyfikować. Poniżej widoczne są dwa przyciski Zapłać oraz Generuj druk przelewu.

Rysunek 48 Sekcja płatności

Rysunek 48 Sekcja płatności


Wybranie opcji Zapłać powoduje rozpoczęcie procesu płatności prowadzonego z wykorzystaniem platformy ePUAP. Opcja Generuj druk przelewu została opisana w pkt. 3.2.4.3 Generowanie druku przelewu.

Rysunek 49 Potwierdzenie płatności

Rysunek 49 Potwierdzenie płatności


Potwierdzając chęć zapłaty (Rysunek 49 Potwierdzenie płatności), wybieramy opcję Zapłać i automatycznie jesteśmy przekierowani do okna logowania ePUAP (Rysunek 37 ePUAP – logowanie). Logując się otrzymujemy wgląd do danych transakcji, które należy potwierdzić klikając Potwierdź.

Rysunek 50 Dane transakcji

Rysunek 50 Dane transakcji


Potwierdzając zgodność danych transakcyjnych otrzymujemy okienko do potwierdzenia zapłaty (Rysunek 51 Potwierdzenie zapłaty).

Rysunek 51 Potwierdzenie zapłaty

Rysunek 51 Potwierdzenie zapłaty


Wybierając opcję Zapłać zostaniemy przekierowani do formularza płatności instytucji finansowej, gdzie zrealizujemy przelew. Po wykonaniu przelewu zostaniemy ponownie przekierowani do Portalu e-Urząd.

3.2.4.2 Lista płatności

Każda próba dokonania płatności jest zapisywana w systemie. W zależności od miejsca, z którego dokonano płatności ich szczegóły możemy zobaczyć w miejscach takich jak:

  • Mój e-Urząd-->Wersje robocze dokumentów-->Lista płatności, która zawiera informacje dotyczące płatności dokonywanych dla wersji roboczych dokumentów. Lista jest dostępna dla każdego dokumentu oddzielnie i tylko do momentu jego wysłania (Rysunek 52 Lista płatności). Po wysłaniu szczegóły płatności są widoczne w Sekcji płatności w szczegółach sprawy

Rysunek 52 Lista płatności

Rysunek 52 Lista płatności


  • Mój e-Urząd-->Obsługa spraw-->Opcje-->Szczegóły-->Sekcja płatności, która zawiera informacje na temat płatności dla danej sprawy (Rysunek 53 Sekcja płatności)

Rysunek 53 Sekcja płatności

Rysunek 53 Sekcja płatności


W obu przypadkach zestawienie płatności prezentowane jest w formie tabelarycznej, na której prezentowane są informacje o: identyfikatorze płatności, dacie wpływu, numerze rachunku bankowego, kwocie, statusie płatności (status jest aktualizowany po jego weryfikacji po stronie urzędu). Na liście dostępny jest również przycisk Opcje umożliwiający Pobranie druku przelewu w formacie PDF.

3.2.4.3 Generowanie druku przelewu

Jeżeli nie chcemy dokonywać płatności za pomocą udostępnionego mechanizmu płatności online wówczas system udostępnia możliwość wygenerowania druku przelewu, który następnie możemy wydrukować i dokonać opłaty w banku lub na poczcie. W celu wygenerowania druku przelewu w Sekcji płatności (Rysunek 53 Sekcja płatności) należy wybrać przycisk Generuj druk przelewu. Wygenerowany druk przelewu pojawi się w tabeli i za pomocą przycisku Pobierz druk przelewu można go pobrać. Jeśli dodatkowo zaznaczymy opcję Czy wysłać druk przelewu na adres(y) email? na Tak, wówczas dodatkowo system wyśle wygenerowany druk na zdefiniowany w naszym profilu adres email.

3.2.5 Historia sprawy

W sekcji Historia sprawy zapisywane są wszystkie informacje związane z daną sprawą/dokumentem.

Rysunek 54 Historia sprawy – opcje

Rysunek 54 Historia sprawy – opcje


Do akcji związanych z rekordami jest przypisany szereg opcji dostępnych w formie menu pod przyciskiem Opcje:

  • Pobierz dokument (wniosek.xml) – opcja umożliwiająca pobranie wniosku w formacie xml
  • Popraw formularz – opcja umożliwiająca poprawę formularza, np. na wniosek urzędu
  • Pobierz dokument (wizualizacja.pdf) – opcja umożliwiająca pobranie wizualizacji wniosku w formacie PDF
  • Pobierz podpis (podpis.xml) – opcja umożliwiająca pobranie podpisu w formacie .xml, przydaje się do ew. późniejszej weryfikacji takiego podpisu
  • Weryfikacja podpisu – sprawdzenie poprawności podpisu do wysłanego wniosku
  • Pobierz dokument (upo.xml) – opcja umożliwiająca pobranie dokumentu upo.xml (dla danego wniosku)
  • Weryfikacja UPO – sprawdzenie otrzymanego UPO

3.3 Skrzynka kontaktowa

Za pomocą strony Mój e-Urząd-->Skrzynka kontaktowa (Rysunek 55 Skrzynka kontaktowa) możemy przeglądać całość korespondencji jaką otrzymaliśmy na naszą skrzynkę i jaką z niej wysłaliśmy. Wszystkie wiadomości są podzielone na dwie kategorie Odebrane dokumenty oraz Wysłane dokumenty.

Rysunek 55 Skrzynka kontaktowa

Rysunek 55 Skrzynka kontaktowa


3.4 Weryfikacja UPO

Portal e-Urząd udostępnia możliwość weryfikacji poprawności otrzymanego UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru).

W tym celu należy z menu głównego wybrać opcję Weryfikacja-->Weryfikacja UPO (Rysunek 56 Weryfikacja UPO). Następnie należy załączyć plik UPO, który chcemy zweryfikować (pole Dokument UPO) i wpisać w polu Zabezpieczenie Captcha wyświetlony kod. Po kliknięciu przycisku Weryfikuj otrzymujemy informacje na temat poprawności weryfikowanego dokumentu UPO.

Rysunek 56 Weryfikacja UPO

Rysunek 56 Weryfikacja UPO


3.5 Weryfikacja statusu sprawy

Portal e-Urząd udostępnia wszystkim zainteresowanym możliwość weryfikacji statusu sprawy w urzędzie, który udostępnia takie możliwości. Każda osoba może za pomocą Portalu e-Urząd zweryfikować np. status sprawy, która została założona na podstawie dostarczonego w tradycyjny, papierowy, sposób do urzędu. W tym celu należy wybrać z menu Weryfikacja-->Weryfikacja statusu sprawy (Rysunek 57 Weryfikacja statusu sprawy).

Rysunek 57 Weryfikacja statusu sprawy

Rysunek 57 Weryfikacja statusu sprawy


Po podaniu numeru kancelaryjnego pisma, wybraniu jednostki prowadzącej daną sprawę oraz wpisaniu kodu z obrazka należy kliknąć w przycisk Sprawdź status. W odpowiedzi system wyświetli informacje w formie jak na Rysunek 58 Weryfikacja statusu sprawy - wynik.

Rysunek 58 Weryfikacja statusu sprawy - wynik

Rysunek 58 Weryfikacja statusu sprawy - wynik


3.6 RWD – Repozytorium Wzorów Dokumentów

Repozytorium Wzorów Dokumentów (RWD) jest miejscem systemu, w którym udostępniane są informacje o wzorach dokumentów (formularzy). Dostęp jest możliwy bez logowania. Interesant ma możliwość zapoznania się ze szczegółami wybranego wzoru oraz pobrania związanych z nim plików: wyróżnika, schematu oraz stylu. Dostęp jest możliwy z menu głównego poprzez opcję RWD.

Rysunek 59 RWD – Repozytorium Wzorów Dokumentów

Rysunek 59 RWD – Repozytorium Wzorów Dokumentów


3.7 WKSP – Wojewódzki Katalog Serwisów Publicznych

WKSP (Wojewódzki Katalog Serwisów Publicznych) jest miejscem, w którym wyświetlane są dane dostępowe do publicznych katalogów serwisów publicznych różnych podmiotów. Katalog gromadzi i udostępnia dane w postaci zgodnej ze standardem UDDI v. 3. Dostęp do katalogu nie wymaga logowania. Każda osoba mająca dostęp do Portalu e-Urząd może bez ograniczeń przeglądać wprowadzone dane zawierające informacje na temat katalogów publicznych.

Dostęp do WKSP można uzyskać za pomocą pozycji menu WKSP (Rysunek 60 Wojewódzki Katalog Serwisów Publicznych). Dla każdego wpisu dostępne są akcje umożliwiające zapoznanie się z jego szczegółami. Jest to m.in. akcja Pokaż serwisy, dzięki której możemy zobaczyć jakie usługi sieciowe udostępnia dany katalog i pobrać ich definicje w celu integracji w innym systemie.

Rysunek 60 Wojewódzki Katalog Serwisów Publicznych

Rysunek 60 Wojewódzki Katalog Serwisów Publicznych


3.8 Pomoc

Za pomocą tej pozycji menu Interesant posiada możliwość wglądu do Podręcznika użytkownika portalu e-Urząd.

Rysunek 61 Pomoc - funkcja z paska zadań

Rysunek 61 Pomoc - funkcja z paska zadań

Liczba wyświetleń: 102